İşe alış onay senaryosu nedir?
İşe alış onay senaryosu, bir kuruma yeni personel alınırken yürütülen talep, onay, bilgilendirme ve kayıt adımlarının düzenli bir akış hâlinde yönetilmesidir. E-posta, sözlü iletişim ve dağınık tablolarla yürütülen süreçlerde onayların nerede beklediği, hangi adımın geciktiği ve kararın kim tarafından verildiği çoğu zaman net görünmez. Yapılandırılmış bir senaryo, bu belirsizliği azaltmaya yardımcı olur.
Tipik akış
İşe alış sürecinde adımlar genellikle şu sırayı izler:
- Talep oluşturma: İlgili birim, açılacak pozisyon için gerekçeli bir talep başlatır.
- Onay zinciri: Talep; birim yöneticisi, İK ve gerektiğinde üst yönetim onayından sırayla geçer.
- Aday değerlendirme: Başvurular toplanır, mülakat ve değerlendirme adımları kayıt altına alınır.
- Aday bilgilendirme: Olumlu veya olumsuz sonuç adaylara iletilir; iletişimin yapıldığı kaydedilir.
- Okundu/onay: İlgili kişilerin bilgilendirmeyi gördüğü ve onayladığı işaretlenir.
- Denetim izi: Her adımın kim tarafından ne zaman yapıldığı geriye dönük izlenebilir biçimde tutulur.
Hangi sorunları azaltır?
- Onayların hangi kademede beklediğinin görünmemesi
- Gecikmelerin sorumlusunun belirsiz kalması
- Aday bilgilendirmelerinin takipsiz kalması
- Kararların dayanağının sonradan bulunamaması
Bu senaryoda amaç, sürecin denetlenebilir ve raporlanabilir olmasıdır. Karar yine yetkili kişilere aittir; sistem yalnızca akışı düzenlemeye ve kayıt altına almaya yardımcı olur.
Onay zinciri nasıl kurgulanır?
Onay zinciri, kurumun mevcut yetki yapısına göre tanımlanabilir. Tek kademeli basit bir onaydan, birim yöneticisi, İK ve üst yönetimi içeren çok kademeli bir zincire kadar farklı kurgular değerlendirilebilir. Her kademe için süre, hatırlatma ve geciktiğinde devreye girecek aksiyonlar belirlenebilir. Böylece talebin hangi adımda beklediği ve ne kadar süredir orada olduğu görünür hâle gelir.
Aday bilgilendirme ve okundu/onay
Sürecin önemli bir bölümü, adaya yapılan bilgilendirmenin izlenebilmesidir. Olumlu sonuçta teklif ve başlangıç bilgileri, olumsuz sonuçta ise geri dönüş kayda alınır. İç tarafta ise ilgili yöneticilerin bilgilendirmeyi gördüğü ve gerektiğinde onayladığı işaretlenebilir. Bu yaklaşım, hem aday deneyimini hem de iç sorumluluk takibini destekler.
Denetim izi ve raporlama
İşe alış sürecinin sonunda, atılan her adımın kaydı geriye dönük olarak görüntülenebilir: talebi kimin oluşturduğu, hangi onayların hangi sırayla verildiği ve bilgilendirmelerin ne zaman yapıldığı. Bu denetim izi, iç denetim ve süreç iyileştirme çalışmalarına dayanak oluşturmaya yardımcı olur. Pozisyon bazında ortalama onay süresi, bekleyen talep sayısı ve birim bazlı yük gibi göstergeler raporlanabilir.
VexCore yaklaşımı
Bu senaryo, VexCore’un Notivex operasyonel kontrol platformuyla değerlendirilebilir. Notivex; talep, onay, bilgilendirme ve denetim izini tek bir izlenebilir akışta ele alacak şekilde kurgulanabilir. Yapay zekâ, süreçte yalnızca bir karar destek katmanı olarak konumlandırılır; nihai onay her zaman yetkili kişiye aittir ve tüm adımlar denetim izine işlenir. Çözüm; kurumun büyüklüğüne göre pilot/PoC ile başlatılabilir ve on-prem, bulut veya hibrit kurulum seçenekleriyle mevcut İK sistemlerine entegre çalışacak biçimde duruma göre tasarlanabilir.