Belediye sahasında temel problem
Belediyelerde işin büyük bölümü masada değil, sahada yürür. Fen işleri ekibi yol çökmesine müdahale eder, temizlik ekibi konteyner ve süpürge programını uygular, zabıta ekibi denetim ve şikâyet turlarına çıkar. Buna rağmen sahadaki işin kime atandığı, hangi noktada olduğu ve ne zaman tamamlandığı çoğu zaman telefon, WhatsApp ve sözlü bilgiyle takip edilir. Bu da gecikmeleri, tekrarları ve sorumluluk boşluklarını görünmez kılar.
Saha görev yönetimi neyi çözer?
Saha görev yönetimi, işin verilmesinden tamamlanmasına kadar olan akışı izlenebilir hâle getirir:
- Görev atama: İş, doğru ekibe ve sorumluya tanımlı olarak verilir; "kimin yapacağı belli değil" durumu azalır.
- Konum ve durum: Görevin hangi mahalle ve noktada olduğu, açık / devam ediyor / tamamlandı durumuyla birlikte takip edilir.
- Vatandaş talebi bağlantısı: Çağrı merkezi, web veya CİMER üzerinden gelen talep, sahadaki somut bir göreve bağlanır; vatandaşa dönülecek bilgi kaybolmaz.
- Gecikme görünürlüğü: Süresi aşan işler öne çıkarılır, böylece yönetici hangi işin takıldığını manuel aramadan görebilir.
- Raporlama: Tamamlanan iş sayısı, ortalama tamamlanma süresi ve birim yükü müdürlük ve mahalle bazında değerlendirilebilir.
Özgün belediye saha senaryosu
Bir vatandaş, mahallesindeki bir kaldırımın çöktüğünü bildirir. Talep çağrı merkezine düşer ve fen işleri sahasında bir göreve dönüşür; göreve konum, fotoğraf ve öncelik eklenir. Saha ekibi görevi alır, yerinde inceler ve durumu "devam ediyor" olarak günceller. İş malzeme bekliyorsa bu not düşülür ve gecikme görünür kalır. Onarım tamamlandığında görev kapatılır; çağrı merkezi, vatandaşa dönüş için gerekli bilgiyi aynı kayıttan görür. Aynı yaklaşım temizlik ekibinin program dışı dolan konteyner ihbarında ve zabıta ekibinin işgaliye denetiminde de kullanılabilir. Böylece her birim farklı bir defter yerine ortak, izlenebilir bir akış üzerinde çalışır.
Karar destek ve denetim izi
Yoğun talep dönemlerinde görevlerin yığılması kaçınılmazdır. Veriden beslenen bir katman, önceliklendirme ve yük dağılımı konusunda karar desteği sunabilir; ancak görevin kime atanacağı ve hangi işin önceleneceği kararı yetkili personelde kalır. Her atama, durum değişikliği ve kapatma işlemi denetim izi olarak tutulur; bu da hem iç değerlendirmeyi hem de vatandaşa hesap verebilirliği daha ölçülebilir hâle getirir.
VexCore yaklaşımı
Bu süreç, VexCore'un Notivex operasyonel kontrol platformuyla yürütülür. Notivex; görev atama, konum ve durum takibi, bildirim, onay ve raporlamayı tek akışta birleştirir. VexCore çözümü hibrit kurgulanır: hazır yetenekler kullanılır, belediyenin işleyişine özgü ihtiyaçlar için kuruma özel geliştirme yapılabilir. Yaygın bir kullanım öncesinde pilot veya PoC ile dar kapsamda denenebilir; barındırma on-prem, bulut veya hibrit seçeneklerle değerlendirilebilir. Amaç bir vaat değil, sahadaki işi daha görünür ve raporlanabilir hâle getirmektir.